以「怦然心动」整理术风靡全球，入选美国时代杂志2015年百大影响力人物的日本整理达人近藤麻理惠，继畅销1200万本的居家整理术系列书之后，与美国莱斯大学管理学教授史考特索南辛（Scott Sonenshein）跨界合作，针对工作领域的整理术提出建议，出版新书「怦然心动的工作整理魔法」。办公空间、文件也能用「怦然心动」为标准来筛选吗？

麻理惠：整理文件基本原则就是全丢

整理工作空间时，文件通常是最耗时的一类。即使现今智慧型手机和平板已经无所不在，纸本的数量也大幅减少，我们还是很容易累积一大堆纸张。

整理文件的基本原则是「全部丢掉」。每次听到我这么说，客户都会目瞪口呆。我当然不是说要完全消灭纸张，只是想表达我们需要多强大的决心，才能只留下真正需要的文件，并把其余的全部丢掉。工作空间里没有东西比文件更麻烦的了，不知不觉就堆积如山。纸张很薄，我们常常没多想就留下。但等到需要整理的时候，过程就会很费时，因为还得确认上面的内容。更糟的是，累积的纸张愈多，要找到想要的文件或报告就愈花时间，想把文件整理好也更加困难。因此，我建议另外拨出时间专门整理文件。

跟其他类别一样，先把所有文件集中在一起一一检视。文件是唯一无法问自己心动与否、根据答案来选择去留的类别。你必须先检查内容。信封里的信件也要拿出来一一检查，以免有广告传单或不想要的纸张夹在里面。

浏览内容时顺便分类，会有事半功倍的效果，这样之后要归档会更快速、容易。文件可大致分为「待办」「必存」「想存」这3类。

待办文​​件

这类包括需要采取行动的文件，例如未付帐单和必须检阅的提案。我建议把这些文件都放在一个直立式的文件盒里，直到处理完毕为止，这样就不会跟其他类别的文​​件混在一起。

必须存留的文件

按照规定，某些报告、声明、合约和文件得保留一段特定的时间，无论它们是否让人心动。按照类别来整理这些文件，再放进档案柜或架上的资料夹归档。如果不需要留正本，也可以扫描后再存电子档。这样的话，与其边整理边扫描，不如先把「待扫描」的文件放在一起，之后再一口气扫描完。

想留下来的文件

最后是你因为某些原因「想留下来的文件」。有可能是你想留作参考或给你心动感受的文件。要不要留下这些文件，完全由你自己决定。不过，「只是因为⋯⋯」而留下来的东西，常会有再变乱的问题，所以请记住整理文件的基本原则就是「全部丢掉」。

上整理课时，学员要是对于哪些文件该留、哪些该丢犹豫不决，我就会针对每份文件问一连串的问题。比方：「你什么时候需要用到它？」「保留多久了？」「你多常重看？」「在网路上找得到一样的内容吗？」「你电脑里有存档吗？」「没有它会很麻烦吗？」「它真的让你心动吗？」

如果你难以决定某些文件的去留，不要轻易放过自己，好好把握这个宝贵的机会。问自己一些困难的问题，彻彻底底把文件整理一遍，以后就不用再进行这么大规模的整理工作。假如「全部丢掉」这个前提让你却步，试着想像我走进你的办公室，宣称我要用碎纸机处理掉你所有的文件时，你会怎么做？你会急着把哪些文件从碎纸机里救出来？

如何收纳文件才不会再变乱？

读到这里的人，有些可能已经开始焦虑。即使整理过了，文件终究还是会快速累积，变乱是迟早的事。但各位不需要担心，只要按照以下介绍的收纳3原则去做，你就可以永远告别堆积如山的文件。

原则1：每一张纸都要分类

首先，把文件分成清楚明确的类别，例如简报、提案、报告、帐单等，或者也可以按照日期、专案，或是客户、病患或学生的姓名来分类。我有个客户就把文件分成「设计构想」「管理构想」「英语学习」和「留存的文件」这些类别。使用你认为最好用的分类系统。

重点是，绝对不要「只是因为⋯⋯」就把任何一张纸留下来。现在就开始用你最顺手的方式将文件分类。一定要把每一张纸都确实分类。

原则2：直立收纳文件

你认识那种老是在问「那份文件跑去哪里」的人吗？这经常是因为他们把文件都堆叠在桌上。堆叠文件有两个坏处：第一，因为很难确定有多少文件，久而久之就会愈堆愈高，变成一团乱；第二，你会忘了压在最底下的文件，为了找文件还得浪费时间。

为了追求最佳效率，用直立式文件柜来收纳文件是关键。把每个类别的文件收在个别的文件夹里，然后放进档案柜或架子上的直立式文件盒。这种收纳方式一眼就能知道自己存了多少文件，看起来也很井然有序。

原则3：待办文件另外放一个盒子

把必须当天处理的文件放进「待办文件盒」。同样地，我建议使用直立式的文件盒，这样才能清楚看到有多少文件需要处理。如果你比较喜欢平放的托盘式文件盒，当然也无妨，但千万别忘了压底的文件。待办文​​件处理完后，不需要留着的就立刻丢掉。

整理文件跟整理其他东西一样，会让管理文件变得轻而易举，因为你清楚知道各种类别文件的数量和收纳处。整理好文件并决定每个类别的文件要放哪里之后，看看你的工作空间，判断你能用来收纳这些文件的最大空间。一旦文件数量超过收纳的空间，文件就会多到没地方放，这就表示你该重新检查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存，就可以丢了。固定这样检查，文件就永远不会变乱。

书名：怦然心动的工作整理魔法
作者：近藤麻理惠、史考特索南辛
出版日期：2020/09/01